Bien externaliser à une freelance administrative demande une vraie réflexion. Certains travaux ne sont pas adaptés à ce mode de collaboration. Dans les lignes qui suivent, nous identifions les tâches les plus rentables pour démarrer une relation professionnelle performante avec votre freelance administrative.
La gestion des emails et de la correspondance
C'est sans doute le premier chantier à déléguer. Une boîte email saturée mine l'efficacité de n'importe quel dirigeant.
Le tri et la priorisation
Créer une arborescence logique
L'assistante virtuelle peut créer une structure de classement adaptée à votre activité. Elle identifie les priorités, répond aux sollicitations courantes, et ne vous transmet que ce qui exige votre décision.
Produire des modèles de réponse
Pour les sollicitations habituelles, elle développe un catalogue de réponses que vous entérinez une fois pour toutes. Productivité accrue en routine.
Le traitement de la correspondance papier
En télétravail, une assistante virtuelle peut piloter vos envois postaux grâce à un prestataire de courrier scanné. Elle digitalise, classe et vous prévient des sujets critiques.
Le pilotage du calendrier
La planification des entretiens
Avec les partenaires
Plus de ping-pong d'emails pour trouver un créneau. Votre prestataire prend le relais : elle soumet des disponibilités, entérine et actualise votre calendrier.
Pour les réunions internes
Elle vérifie les plannings de vos collaborateurs, sélectionne l'horaire idéal, envoie les invitations et prépare éventuellement l'agenda de la réunion.
La gestion des missions professionnelles
La réservation des transports
Billets de train, hébergements, VTC... L'assistante virtuelle analyse les tarifs, effectue les réservations selon votre politique voyages et vous transmet un itinéraire consolidé.
Les accessoires du voyage
- Les demandes de visa
- Les justificatifs de dépenses
- Les réservations de restaurants
- La gestion des imprévus
La gestion commerciale
L'émission des factures
Chaque mois, la prestataire édite les documents de facturation via votre outil comptable (Henrri, Facture.net, Zervant...). Elle met en œuvre vos délais de paiement et adresse les documents aux clients.
La gestion des impayés
Le rappel préalable
Avant la fin du délai, un email de rappel est adressé aux destinataires. Ce geste commercial diminue fortement les impayés.
Le rappel après échéance
Selon un scénario prédéfini (J+7, J+15, J+30), votre collaboratrice sollicite les retardataires avec le ton adapté. Un suivi rigoureux améliore drastiquement découvrir votre BFR.
L'administration des documents
La saisie et le classement
Les pièces reçues
Bons de commande sont pris en charge à mesure de leur arrivée. Votre collaboratrice les organise dans votre drive structuré, selon une nomenclature claire.
Les données à saisir
- La mise à jour des fiches prospects
- L'enrichissement de bases de données
- Le traitement de formulaires
- La transcription de documents
La production documentaire
Les supports d'entreprise
Comptes-rendus, notes de service, slideshows : l'assistante virtuelle formate vos contenus avec votre identité visuelle.
Les templates maison
Elle crée des gabarits de documents partagés en commun. Un investissement initial qui amortit rapidement.
Le community management de base
La planification éditoriale
Sur la base d'un brief approuvé, votre collaboratrice planifie les publications sur LinkedIn, Facebook, Instagram via Buffer, Hootsuite, Later.
Le suivi des interactions
Elle supervise les commentaires et interagit selon une ligne éditoriale définie. Les demandes délicates vous sont remontées immédiatement.
Les missions à garder en interne (pour l'instant)
Les aspects critiques
Tout ce qui touche aux orientations majeures demeure votre prérogative. Signature de contrat, stratégie commerciale : votre collaboratrice peut documenter les dossiers, mais le choix final vous incombe.
Les échanges à forte valeur
Les rendez-vous commerciaux majeurs requièrent votre personne. La délégation a des frontières : l'incarnation de votre entreprise ne peut être transmise.
Comment initier avec succès le partenariat ?
Commencer petit
Un chantier test
Ne basculez pas tout le premier jour. Identifiez un périmètre défini afin d'éprouver le partenariat. La facturation mensuelle sont des pilotes idéaux.
Écrire les modes opératoires
Investissez un peu de temps à décrire vos processus. Un screencast rapide avec un outil dédié fait gagner du temps précieux à terme.
Instaurer des points réguliers
Un rendez-vous chaque semaine d'une demi-heure maximum sert à faire le point. C'est aussi le cadre propice à déceler de nouvelles délégations possibles.
En conclusion
Confier à une freelance administrative révolutionne véritablement la productivité d'un dirigeant. Le secret repose sur une approche progressive : démarrer avec un périmètre défini, formaliser les procédures, puis ouvrir le périmètre les missions confiées.
Les dirigeants qui réussissent cette externalisation reconquièrent en moyenne 10 à 20 heures par semaine qu'ils peuvent réallouer sur la création de valeur. Un ROI difficile à battre.
Avec quel chantier allez-vous commencer ?